Отдел кадров (ОК) — это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.
- Структура
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Подбор персонала
- Дополнительные функциональные обязанности
- Воинский учет
- Функциональные особенности должностей
- Инспектор
- Ведущий специалист
- Начальник отдела
- Делопроизводитель
- Права
- Ответственность
- Образец должностной инструкции
- Правила ознакомления с документом
- Требования к кадровику
- Какими компетенциями должен обладать
- Профстандарт
- Особенности профессии
- Видео
Структура
Общие положения
Кадровик должен знать:
- законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
- нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
- технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
- правила проведения аттестации;
- правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
- порядок ведения и хранения документации;
- правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .
В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.
Должностные обязанности
Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.
Так, кадровик обязан:
- комплектовать предприятие работниками нужных профессий;
- подбирать персонал и расставлять его по отделам;
- информировать руководителя и работников организации о свободных вакансиях;
- принимать участие в конкурсных и аттестационных комиссиях;
- анализировать выполнение работниками правил трудового распорядка;
- вести документацию, заполнять и хранить трудовые книжки;
- оформлять выходы на пенсии и в отпуска.
Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.
Подбор персонала
Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.
Дополнительные функциональные обязанности
Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.
Дополнительные обязанности кадровика могут включать:
- прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
- анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
- организация рационального учета работников и их движения;
- разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
- оценка комфортности условий труда для персонала.
Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.
Воинский учет
Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.
Функциональные особенности должностей
Инспектор
- документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
- подготовка и ведение личных дел работников;
- заполнение и хранение трудовых книжек;
- отслеживание и оформление очередных отпусков;
- обработка больничных листов;
- подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.
Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.
Ведущий специалист
Начальник отдела
Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.
- разработкой положения о кадровой политике;
- оценкой потребности в работниках;
- управлением штатом согласно полномочий;
- организацией аттестации и анализом ее итогов;
- организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
- контролем за выполнением обязанностей;
- поощрением своих подчиненных.
Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.
Делопроизводитель
Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:
- нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- правила использования вычислительного оборудования;
- правила внутреннего распорядка;
- нормы охраны труда;
- трудовое законодательство.
На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.
В обязанности делопроизводителя входит:
- прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
- передача документов на исполнение от руководителя;
- отправка документации по адресатам;
- подготовка документов к отправке в архив.
Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.
Права
Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.
Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.
Начальник может предлагать руководству решения:
- по совершенствованию работы с персоналом;
- по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.
Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.
Ответственность
Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.
Инспектор несет ответственность:
- за причинение материального ущерба организации;
- за правонарушение в пределах своей деятельности;
- за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.
Образец должностной инструкции
В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.
Правила ознакомления с документом
- правила внутреннего трудового распорядка;
- нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
- положение по охране труда;
- положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
- правила делопроизводства;
- иные документы по кадровому учету.
Требования к кадровику
При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.
Какими компетенциями должен обладать
Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.
- методические рекомендации по управлению персоналом;
- основные принципы психологии и социологии;
- правила использования вычислительной техники;
- методы анализа и оценки персонала;
- правила проведения квалификационных испытаний;
- источники привлечения работников.
На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.
Профстандарт
Особенности профессии
Видео
В видео известный карьерный консультант Алена Владимирская рассказывает, каким должен быть специалист по персоналу.
