Сегодня бизнес все чаще строится на долгах: ссуды в банках, взятие взаймы товаров или услуг с обязательством выплатить сумму в оговоренный срок, долги перед сотрудниками (они работают «в долг», получая зарплату раз в месяц) и т.д.
Для имиджа фирмы крайне важно вовремя выплачивать все долги, однако может случиться, что компания просрочивает платеж по каким-либо причинам.
После этого от компании-заемщика обычно приходит претензия, на которую важно правильно ответить, чтобы сохранить дружеские отношения со второй стороной.
Общие сведения
Собираясь сотрудничать, фирмы заключают друг с другом договор, в котором прописывают все условия купли-продажи или предоставления услуг.
В случае нарушения установленных условий, например, при задержке выплат, поставщик направляет должнику претензию. Документ уведомляет сторону о том, что у нее имеется неоплаченный счет за поставки товара или оказание услуг, а также дается некоторое время на его погашение.
Это интересно! Долговая расписка: гарантия возврата своих денег
Чтобы не испортить репутацию добросовестного партнера, должнику необходимо в сроки, указанные в претензии, произвести плату. Если фирма не может сделать этого, ей необходимо написать официальный ответ, указав свои сроки.
Игнорировать письмо не стоит: при отсутствии оплаты или какого-либо ответа, кредитор имеет право подать в суд и взыскать деньги законным путем. Присланная претензия является досудебным предложением.
Существует несколько основных правил написания грамотного ответа, которых стоит придерживаться в оформлении:
- Письмо должно быть строгим, деловым, без излишних подробностей.
- Ответ должен быть написан на фирменном бланке организации и иметь подпись руководителя или уполномоченного лица. Если фирменного бланка нет, в правом верхнем углу указывают реквизиты компании.
- Ответное письмо необходимо отправить на указанный в претензии адрес с уведомлением и описью, сохранив при этом квитанцию с датой отправки. При возникновении каких-либо проблем (например, если письмо затеряется и не дойдет до адресата вовремя) это поможет доказать, что реакция была, а должник не пытается скрыться.
- Ответ должен быть лаконичным и строгим, с четко объявленной позицией и без лишней информации, но при этом нужно отвечать на основные пункты претензии.
- При необходимости стоит сослаться на заключенный договор или законодательство, если претензия противоречит им.
Образец составления ответа
При получении претензии не стоит сразу бежать и платить всю сумму.
Первым делом необходимо проверить, верны ли требования кредитора: возможно, счет был оплачен, пока письмо шло, в нем указана неверная сумма или сроки оплаты не подошли вовсе. Если это так, стоит связаться с кредитором и уточнить этот вопрос.
Если в претензии перечислены штрафы, необходимо проверить по заключенному договору, насколько они законны и обоснованы, также стоит пересмотреть дополнительные соглашения.
Если все верно, стоит просчитать итоговую сумму и решить, будет ли произведена оплата сразу или такой возможности нет. Во втором случае потребуется сразу рассчитать сроки погашения задолженности и рассмотреть все нюансы.
Здесь Вы можете скачать образец и форму для составления ответа на претензию. Он должен состоять из:
- «Шапки»: в правом верхнем углу указывают полное наименование организации, ее адрес и ФИО руководителя, от лица которого пишут ответ. Чуть ниже ставится исходящий номер письма и дата, а также номер и дата письма.
- Ниже в центре пишут «Ответ на претензию».
- В основной части письма необходимо указать:
- дату и номер претензии второй стороны;
- номер и дату счета-фактуры, по которому наступила просрочка оплаты;
- точную сумму неуплаты и причину наступления просрочки;
- итоговая дата погашения задолженности и конечная сумма.
4. В конце ставится подпись руководителя и печать организации.
Если оплата была произведена, в письме необходимо указать номер счета, дату перевода и точную сумму. Если должник не хочет выплачивать набежавшие пени, он может также попросить об этом, если сочтет уместным. Также в письме можно спросить о возможности рассрочки платежей и условиях ее предоставления.
При заключении соглашения между партнерами обычно заключается договор, в котором прописывают все сроки погашения кредита и оплаты счетов.
Если сроки нарушаются, пострадавшая сторона вправе прислать претензионное письмо и выставить определенные условия погашения долга.
Чтобы не прослыть недобросовестным партнером, стоит написать кредитору письмо, чтобы пояснить, когда должник сможет выплатить сумму. Отправить его необходимо по почте, сохранив чек и квитанцию для дальнейших доказательств.
Смотрите видео, в котором специалист дает практические советы по грамотному ответу на письмо-претензию:
